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採購稽核小組稽核作業流程圖
採購稽核作業應注意事項
內政部採購稽核小組(以下簡稱本小組)執行採購稽核作業,除應依照政府採購法(以下簡稱採購法)及政府採購稽核小組作業規則(以下簡稱作業規則)辦理外,並為實際需要,訂定本注意事項。
本小組每月稽核監督案件選案,應考量稽核對象之衡平性及標案性質、型態分散等原則,其來源如下:
(一)
民眾或廠商檢舉之異常採購案件。
(二)
民意機關關切之異常採購案件。
(三)
媒體報導之異常採購案件。
(四)
監審檢調機關移送案件。
(五)
主管機關移送案件。
(六)
自政府電子採購網篩選或勾稽異常採購案件。
(七)
其他異常採購案件。
本小組稽核監督方式,分為一般稽核及專案稽核,其處理原則如下:
(一)
一般稽核:由受稽核機關(單位)提供之採購文件採行書面稽核。
(二)
專案稽核:指派稽核委員前往受稽核機關(單位)就採購文件辦理稽核,並得視需要赴履約相關地點現地查察。
執行稽核案件作業程序(詳附件-本小組稽核作業流程圖):
(一)
本小組每月5日前完成稽核案件篩選及分案。
(二)
受稽核機關(單位)應配合辦理稽核監督,並於本部發文次日起10日內彙送稽核案件資料予秘書單位。
(三)
秘書單位收整並檢視稽核案件資料確實完整後,送請稽核委員進行稽核。
(四)
稽核委員至受稽核機關(單位)辦理稽核監督時,應主動出示本小組之書面通知及身分證明。
(五)
受稽核機關(單位)應準備交通工具與適當稽核場所、備妥稽核案件相關資料,並配合稽核委員執行稽核監督。
(六)
稽核委員完成稽核作業(一般稽核於3週內;專案稽核於4週內)後,應將稽核監督報告提送秘書單位。
(七)
秘書單位於審核稽核監督報告後,如核有缺失或建議事項,應於簽陳召集人或其授權人核定後,函請受稽核機關(單位)澄明或研提改善措施,並副知稽核委員及稽查人員;如核無缺失或建議事項,或受稽核機關(單位)所回覆之改善措施經複審可行,即簽陳召集人或其授權人員核定准予結案備查。
處理稽核案件作業規定:
(一)
研判採購公告或招標文件,發掘可能之缺失,列案稽核。
(二)
得視業務需要,邀請有關機關人員或學者、專家提供諮詢意見;必要時並得委託專業人士協助稽核。
(三)
核監督所見缺失有違反採購法令者,應將所違反之條項款或令(函)號敘明,併引述法令內容;有政府採購錯誤行為態樣所定情形者,將該錯誤行為之態樣項次及其內容敘明;相關作業或行為有不合理或未盡周延之處者應予敘明,並一次函知受稽核機關(單位)。
(四)
審認受稽核機關(單位)辦理採購涉有違反採購法之情形者,除應依採購法規定處理外,應函知該機關(單位)採行改正措施,並副知其上級機關、審計機關及本部政風處;其情節重大者,得另函促該機關(單位)追究相關人員責任,並應就上述執行情形予以追蹤管制。
(五)
審認廠商或機關人員涉及犯罪嫌疑者,應即移送該管司法機關處理。
(六)
稽核委員及稽查人員辦理稽核監督,應公正行使職權,不得有作業規則第四條各款情事。
(七)
稽核委員辦理稽核監督,除涉及本人目前或過去3年內任職機關之採購事項應行迴避外,其迴避準用採購法第十五條之規定。
依第二點第一款受理檢舉案件作業規定:
(一)
提供民眾或廠商多重受理管道,如:電話、傳真、電子信箱及信函等方式,並責由專人處理。
(二)
無具體內容或未具真實姓名或地址者,依行政程序法第一百七十三條第一款規定,得不受理。
(三)
針對民眾(廠商)舉發事項發現可能之缺失,應就其他相關作業併予稽核監督。如仍有未明之處,得函請相關機關提供必要佐證資料釐清。
(四)
採購案件已進入司法程序或其相關文件已遭檢調機關調閱者,得暫免予稽核監督。
(五)
如非屬所轄稽核監督範圍,應移請該轄採購稽核小組續為處理並副知檢舉人。
(六)
廠商提出之檢舉,如係為確保其權益之救濟,而非以打擊黑金、檢舉不法為目的,應通知其循異議申訴管道救濟,並移請招標機關續為處理。
(七)
處理結果應回復檢舉人。
本小組稽核委員、稽查人員及秘書單位之分工:
(一)
稽核委員任務:
承召集人之命,辦理一般採購案件之稽核監督;就重大或異常之採購案件,得組專案小組,進行稽核監督,並視需要召開稽核監督會議及擔任主席。
執行稽核監督事項,應於完成後向本小組提出稽核監督報告。
參與本小組會議,就採購稽核業務之推動與興革,提供專業諮詢意見。
其他與採購稽核業務有關之事項。
(二)
稽查人員任務:
承辦稽核監督案。
奉派參與專案稽核監督時,負責稽核監督會議行程安排、議事記錄及資料整理,並接受稽核委員之指揮與調度,襄助稽核監督,並就所見採購缺失向稽核委員彙報。
受稽核委員指派辦理一般及專案稽核監督報告撰擬。
審酌有無通知機關對採購標的進行檢驗、拆驗、化驗或鑑定或邀請有關機關人員或學者、專家提供諮詢意見或委託專業人士協助稽核之必要,並就其有必要者,敘明理由簽報稽核委員轉召集人或其代理人核定。
其他與採購稽核業務有關之交辦事項。
(三)
秘書單位任務:
受理民眾或廠商有關採購之檢舉或陳情案件。
每月蒐集採購稽核案件資料,簽請召集人開會決定稽核委員及稽核案件。
協調受稽核機關(單位)提供及彙整稽核資料。
配合稽核委員及所指派之稽查人員,聯繫受稽核機關(單位),安排稽核日期、地點等相關事宜。
複核稽核監督報告。
就稽核監督報告所列缺失或建議事項,函請受稽核機關(單位)澄明或研提改善措施,如認有複檢之必要者,安排複檢事宜。
辦理稽核監督結果後續行政事項,包括受稽核機關(單位)所提改善措施、追究相關人員責任等事項之追蹤管制。
辦理本小組成員之派、免(聘)兼行政作業。
提供外聘稽查人員必要之行政支援。
辦理本小組之一般行政事項(預算、管考、業務報告、宣導、議事安排及記錄……等)。
定期向採購法主管機關彙報稽核監督成果及管考資料。
其他與採購稽核業務有關之交辦事項。
本小組發文,以本部名義行之。