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105-07-14 15:32 PM 合作及人民團體司籌備處
團體會務線上辦、資料雲端安全存,從此省錢省時又方便
105年3月9日正式上線啟用記者會

105年3月9日正式上線啟用記者會

隨著E化作業的普及,為幫助團體可更簡單、便捷的管理會務,內政部建置「全國性人民團體資訊管理系統」(http://group.moi.gov.tw),從105年3月9日正式上線啟用,團體只要登錄系統,就可將資料報送內政部,免去列印、郵寄等作業,還可隨時查詢案件辦理進度,相當方便。

依現行人民團體相關法規,團體所需報送內政部的資料,包括會員大會紀錄、理監事會議紀錄、經費收支表、理監事人員異動通報等種類非常繁多。考量團體所報資料大多使用電腦處理,再印製成紙本文件,對於電腦的使用已極為普遍。為提供團體更便捷的服務,內政部合作及人民團體司籌備處費時1年多,建置「全國性人民團體資訊管理系統」,團體只要申請組織憑證或帳號密碼,就可登錄系統,進行線上的會務管理。系統除提供會務資料線上報送內政部功能外,也貼心將開會通知、會議紀錄及其他表單,設計成填空方式並提供檢核功能,方便工作人員正確登打;另提供申辦案件進度查詢功能,讓團體即時掌握案件進度,相當方便。

此外,線上申辦的案件,內政部除以書面回覆公文外,還會提供電子公文,方便團體留存,且系統上所有的會務資料,都會存放在具備內政部資訊安全保護機制的雲端資料庫。團體不用擔心因天災意外、工作人員替換、理事長交接不確實,而導致資料損毀或流失,將有效協助團體理事長、工作人員更簡易的進行會務管理,並實質節省時間與金錢。

為確保系統符合團體需求,「全國性人民團體資訊管理系統」建置過程中也邀請團體試用,參與試用的台灣護理學會組長闕嘉萱就表示,以往準備報送內政部備查的資料,都要大費周章的翻閱法規及自行檢核填報內容,若報送資料有誤,還要公文補件或修正,往往耗費許多時間,但新建置的系統,已將團體常用的表單設定好標準格式,並具備檢核機制,且在資料完成填報後,可直接從系統送到內政部,不用列印及寄送,更不用擔心因資料錯誤,須多次公文往返。本系統的建置對於團體會務管理幫助很大,感謝內政部提供這項服務。

內政部指出,目前團體報送內政部的資料,採紙本及線上雙軌併行,團體可選擇適合的方式報送。「全國性人民團體資訊管理系統」將會務管理資訊系統化,也提供團體線上報送資料新選擇,除可花較少的成本達成最佳化的會務管理外,更期待團體能將更多的量能投入當初創立的宗旨與任務、發揮所長,為社會帶來更多正面影響。

  • 發 表 人:張福仁 專員
  • 聯絡電話:02-23565221
  • 聯 絡 人:蘇佳善科長
  • 聯絡電話:02-23565135
  • 發稿單位:合作及人民團體司籌備處
 
 
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